CareConnect Mobile - Subsidy Attendance and Submission / Atendencia y Sumisión / 考勤记录管理與提交 – MCT Technology, Inc.

Process Introduction / Introducción al proceso

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Access CareConnect Provider mobile app (iOS and Android) or CareConnect Provider Web.

English

I. Video Tutorial

II. Written Tutorial

1. Manage Attendance

a. Open the CareConnect Mobile app and log in to your account --> Tap on Claim & Time Sheet section

If there are any missing timesheets, please contact your childcare Agency to confirm care has been approved.

b. Tap on a child's name to manage attendance for that student

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c. Tap Edit under the Attendance section to enter or review attendance hours for the student

d. Tap each day to enter the attendance hours and/or mark the student as absent --> Tap Save once done

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2. Submit Attendance

a. Once the attendance for the service month is completed, submit the time sheet (claim) to the childcare Agency digitally from CareConnect Mobile. Once the timesheet (claim) is submitted, attendance cannot be changed.

TIP: Children with completed attendances will have a "Ready" status.

b. Tap the child you wish to submit.

c. Under Invoice / Family Fee Amount section --> Click Edit to add an Invoice amount and/or Family Fee amount, and add any additional comments for the service month if necessary or required by your child care Agency. You may choose between entering a full monthly amount, or entering a weekly amount and letting CareConnect total the amounts for you --> Ensure you click Save under the Invoice / Family Fee amount if there are any entries.

TIP: A recommended amount for the family fee collection will be displayed if it is applicable.

NOTE: Depending on the childcare Agency, some providers are required to fill in invoices and family fee amounts. This does not apply to all providers. If providers do not normally collect a family fee from parents or send an invoice to your Agency --> SKIP step c and move to step d.

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d. Under Comment section --> Tap Edit to enter a comment for the service month if necessary

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e. When ready to submit the attendance to the childcare Agency --> Tap the menu button on the bottom right --> Tap Submit Attendance.

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f. A confirmation page will display --> Once you confirm the information is correct, check the box to certify care has been provided --> Tap Continue.

g. A provider self-certification signature window will appear prompting you to add your signature. Simply tap on the designated area, and then tap "Done" when you're finished.

h. Allow 5 to 10 minutes for the submission process to complete. You can pull down on the claim page or exit and re-enter to refresh.

i. Once the submission is complete, the status will change to “Ready for Parent”. A notice will be sent to the parent by email or SMS based on the contact information from the childcare Agency. This notification will have the option for parents to sign and confirm attendance on their devices.

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j. If you need to send another notice, you can select Send Attendance to Parent in the bottom right menu.

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k. If the parent does not have a reachable email or cell phone number, or you would like the confirmation to be signed in person, you can tap the menu button and select Parent Signature. This option allows parents to sign in person on their devices.

NOTE: Your childcare Agency may enable a secondary verification before the parent is allowed to sign.

If the second verification is not enabled by your childcare Agency, the parent can immediately sign and confirm.

If the second verification is enabled by your childcare Agency, their parent may select the method (either Email or SMS) to verify their identity. Once they receive that verification code, they can enter it to proceed with the signing process.

l. Parents can review the attendance first --> Tap Sign & Submit --> Check to mark the certification --> Sign using the mouse or touch screen to sign the full signature --> Submit

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m. Once the parent has signed, the claim will automatically be sent to your childcare Agency and the claim status will change to "Submitted".

Submit Multiple Timesheets:

Tap the icon in the top corner:

Then select multiple timesheets, or select all timesheets, and then tap Submit:

Español

I. Tutorial de video

II. Tutorial escrito

1. Gestionar la atendencia

a. Abra la aplicación CareConnect Mobile e inicie sesión en su cuenta -> Seleccione en la sección Reclamación y Hoja de Horario.

Si falta alguna hoja de tiempo, comuníquese con su agencia de cuidado infantil para confirmar que el cuidado ha sido aprobado.

b. Seleccione el nombre de un niño para administrar las atendencias de ese niño

c. Seleccione Editar en la sección de Atendencia para ingresar o revisar las horas de atendencia del niño

d. Seleccione cada día para ingresar las horas de atendencia y / o marcar al niño como ausente --> Seleccione Guardar una vez hecho

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2. Enviar atendencia

a. Una vez que se complete la atendencia para el mes de servicio, envíe la hoja de horario (reclamación) a la Agencia de cuidado infantil digitalmente desde CareConnect Mobile. Una vez que se completa el proceso de envío, no se puede cambiar la atendencia.

SUGERENCIA: Los niños con atendencia completa tendrán un estado de "Listo".

b. Seleccione el niño que desea enviar.

c. En la sección Factura/Monto de tarifa familiar --> Haga clic en Editar para agregar un monto de factura y/o el monto de tarifa familiar, y agregue cualquier comentario adicional para el mes de servicio si es necesario o requerido por su agencia de cuidado infantil. Puede elegir entre ingresar un monto mensual completo o ingresar un monto semanal y dejar que CareConnect totalice los montos por usted --> Seleccione Guardar si se ingresan cantidades

SUGERENCIA: Si corresponde, se mostrará una cantidad recomendada para el cobro de la tarifa familiar.

NOTA: Dependiendo de la agencia de cuidado infantil, algunos proveedores deben completar los montos de la factura y la tarifa familiar. Esto no se aplica a todos los proveedores. Si los proveedores normalmente no cobran una tarifa familiar a los padres ni envían una factura a la agencia de cuidado infantil --> Omita el paso c ycontinúe con el paso d.

d. En la sección Comentario --> Seleccione Editar para ingresar un comentario para el mes de servicio si es necesario

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e. Cuando esté listo para enviar la asistencia a la agencia de cuidado infantil -> Seleccione el botón de menú en la parte inferior derecha --> Seleccione ENVIAR ATENDENCIA

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f. Aparecerá una página de confirmación --> Una vez que confirme que la información es correcta, marque la casilla para certificar que se ha proporcionado la atención --> Seleccione Continuar.

g. Aparecerá una ventana de firma de autocertificación del proveedor pidiéndole que añada su firma. Simplemente pulse en el área designada y, a continuación, pulse "Realizado" cuando haya terminado.

h. Espere de 5 a 10 minutos para que se complete el proceso de envío. Puede abrir la página de reclamos o salir y volver a ingresar para actualizar.

i. Una vez que se complete el envío, el estado cambiará a "Listo para padres". Se envía automáticamente una notificación a los padres por correo electrónico y/o sms según la información de contacto de la agencia de cuidado infantil. Esta notificación contendrá una opción para que los padres firmen y certifiquen las atendencias en su propio dispositivo.

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j. Si necesita enviar otro aviso a los padres --> Seleccione Enviar atendencia a los padres en el menú inferior derecho.

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k. Si el padre no tiene un correo electrónico o un número de teléfono celular accesible, o si desea que la confirmación se firme en persona, puede tocar el botón de menú y seleccionar Firma del padre. Esta opción permite que los padres inicien sesión en persona en el dispositivo de usted.

NOTA: Su agencia de cuidado infantil puede habilitar una verificación secundaria antes de que el padre pueda firmar.

Si la agencia de cuidado infantil no habilita la segunda verificación, los padres pueden firmar y confirmar inmediatamente.

Si su agencia de cuidado infantil habilita la segunda verificación, los padres pueden seleccionar el método (correo electrónico o SMS) para verificar su identidad. Una vez que reciben ese código de verificación, pueden ingresarlo para continuar con el proceso de firma.

l. Luego, los padres pueden revisar la atendencia primero --> Hacer clic en Firmar y enviar --> Marcar la certificación --> Firmar con el mouse o la pantalla táctil para firmar la firma completa --> Enviar

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m. Una vez que el padre haya firmado, la reclamación se enviará automáticamente a su agencia de cuidado infantil y el estado de la reclamación cambiará a "Enviado".