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Process Introduction / Introducción al proceso

• Register for Weekly Online Attendance & Invoice Submission Training (English) 
• Regístrese en e Seminario Web para ayudarle a someter su Atendencia y Solicitud de Pago digitalmente (Español)
• CareConnect 培训：线上提交考勤记录和收费申请

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English

I. Video Tutorial

II. Written Tutorial

1. Manage Attendance

A. Login to CareConnect → Click on Claim & Time Sheet section.

Note: If there are any missing timesheets, please contact your childcare Agency to confirm care has been approved.

B. Under Claim & Time Sheet section, to manage attendances for a student→ Click on a student's Claim ID

C. To enter attendance hours for the student→ Click Edit by the Attendance section

D. Enter the student's attendance record for each day(s) or mark the student as absent.

E. Scroll down to the bottom to find the Save button

2. Submit Attendance

Once the attendance for the service month is complete, you can submit the time sheet (claim) to the childcare Agency digitally from the CareConnect website. Once the submission process is completed, attendance cannot be changed. Contact your agency if you need to make a change. 

TIP: Attendance record(s) will have the "Ready" status if they have no errors. The provider must still confirm that the times are correct.

A. Under Claim & Time Sheet section, to submit attendance for a student→ Click on the student's Claim ID 

B. Under Invoice / Family Fee Amount section → Click Edit to add an Invoice amount and/or Family Fee amount. Add any additional comments for the service month if necessary or required by your child care Agency. You may choose between entering a full monthly amount, or entering a weekly amount and letting CareConnect total the amounts for you. Be sure to click Save under the Invoice / Family Fee amount if there are any entries.

TIP: A recommended amount for the family fee collection will be displayed if applicable.

NOTE: Depending on the childcare Agency, some providers are required to fill in an invoice and family fee amounts. This does not apply to all providers. If providers do not normally collect a family fee from parents or send an invoice to the childcare agency --> Skip step B and move to step C.

C. When ready to submit the attendance to the childcare Agency → Click SUBMIT ATTENDANCE

D. Confirm the information is correct → Check the box to certify care has been provided → Select 'Submit'

E. Use the mouse to sign your full signature as the childcare Provider --> Select 'Submit'

Tip: Allow 5 to 10 minutes for the submission process to complete.

Once the submission is complete, the status will change to "Ready for Parent". A notification is automatically sent to the parent by email and/or text message depending on the contact information from the childcare Agency. This notification will contain an option for parents to sign and certify the attendances on their own device. 

Note: If you need to send another notice to sign to the parent → Select 'Send Attendance to Parent'

To allow a parent to sign in-person:

If the parent does not have a reachable email or cell phone number, or you would like the confirmation to be signed in-person:

Re-open the child's claim and select 'Parent Signature.' This option allows parent to sign in-person on your device. 

NOTE: Your childcare Agency may enable a secondary verification before the parent is allowed to sign.

A. If the second verification is not enabled by your childcare Agency, the parent can immediately sign and confirm.

B. If the second verification is enabled by your childcare Agency, their parent may select the method (either Email or SMS) to verify their identity. Once they receive that verification code, they can enter it to proceed with the signing process.

Parents can then review the attendance first → Click Sign & Submit → Checkmark the certification →  Sign using the mouse → Submit

Once parent has signed, the claim will automatically be sent to your childcare Agency and the claim status will change to "Submitted".

Español:

I. Tutorial de video

II. Tutorial escrito

1. Gestionar la atendencia

a. Inicie sesión en CareConnect → Haga clic en la sección Reclamación y Hoja de Horario.

Si falta alguna hoja de tiempo, comuníquese con su agencia de cuidado infantil para confirmar que el cuidado ha sido aprobado.

b. En la sección de Reclamación y Hoja de Horario, para administrar las atendencias de un niño → Haga clic en el ID (número de identificación) de reclamación de un niño.

c. Para ingresar las horas de atendencia del niño → Haga clic en Editar en la sección de Atendencia

d. Ingrese las horas de atendencia del niño para cada día (s) y marque al niño como ausente si hay alguna ausencia en el mes de servicio

e. Desplácese hacia abajo para encontrar el botón Guardar

2. Enviar atendencia

a. Una vez que se complete la atendencia para el mes de servicio, envíe la hoja de horario (reclamación) a la Agencia de cuidado infantil digitalmente desde CareConnect web. Una vez que se completa el proceso de envío, no se puede cambiar la atendencia.

SUGERENCIA: Los niños con atendencia completa tendrán un estado de "Listo".

b. En la sección de Reclamación y Hoja de Horarios, para enviar las atendencias de un niño → Haga clic en el ID de reclamación de un niño

c. En la sección Factura/Monto de tarifa familiar → Haga clic en Editar para agregar un monto de factura y/o el monto de tarifa familiar, y agregue cualquier comentario adicional para el mes de servicio si es necesario o requerido por su agencia de cuidado infantil. Puede elegir entre ingresar un monto mensual completo o ingresar un monto semanal y dejar que CareConnect totalice los montos por usted → Asegúrese de hacer clic en Guardar debajo el monto de la factura / tarifa familiar si hay alguna entrada.

SUGERENCIA: Si corresponde, se mostrará una cantidad recomendada para el cobro de la tarifa familiar.

NOTA: Dependiendo de la agencia de cuidado infantil, algunos proveedores deben completar los montos de la factura y la tarifa familiar. Esto no se aplica a todos los proveedores. Si los proveedores normalmente no cobran una tarifa familiar a los padres ni envían una factura a la agencia de cuidado infantil → Omita el paso c y continúe con el paso d.

d. Cuando esté listo para enviar la atendencia a la agencia de cuidado infantil → haga clic en ENVIAR ATENDENCIA

e. Confirme que la información sea correcta → Marque la casilla para certificar que se ha proporcionado la atención → Continuar

f. Use el mouse o la pantalla táctil para firmar su firma completa como proveedor de cuidado infantil → Enviar

g. Espere de 5 a 10 minutos para que se complete el proceso de envío.

h. Una vez que se complete el envío, el estado cambiará a "Listo para padres". Se envía automáticamente una notificación a los padres por correo electrónico y/o sms según la información de contacto de la agencia de cuidado infantil. Esta notificación contendrá una opción para que los padres firmen y certifiquen las atendencias en su propio dispositivo.

i. Si necesita enviar otro aviso a los padres → Seleccione Enviar atendencia a los padres

j. Si el padre no tiene un correo electrónico o un número de teléfono celular accesible, o si desea que la confirmación se firme en persona → Vuelva a abrir la reclamación del niño y seleccione Firma del padre. Esta opción permite que los padres inicien sesión en persona en el dispositivo de usted.

NOTA: Su agencia de cuidado infantil puede habilitar una verificación secundaria antes de que el padre pueda firmar.

Si la agencia de cuidado infantil no habilita la segunda verificación, los padres pueden firmar y confirmar inmediatamente.

Si su agencia de cuidado infantil habilita la segunda verificación, los padres pueden seleccionar el método (correo electrónico o SMS) para verificar su identidad. Una vez que reciben ese código de verificación, pueden ingresarlo para continuar con el proceso de firma.

k. Luego, los padres pueden revisar la atendencia primero → Hacer clic en Firmar y enviar → Marcar la certificación → Firmar con el mouse o la pantalla táctil para firmar la firma completa → Enviar

l. Una vez que el padre haya firmado, la reclamación se enviará automáticamente a su agencia de cuidado infantil y el estado de la reclamación cambiará a "Enviado".

中文

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1. 管理出勤

a. 登录CareConnect → 单击“补贴和时间表”部分。

如果缺少时间表，请与您的托儿所联系以确认护理已获批准。

b. 在“补贴和时间表”部分下，管理孩子的出勤 → 单击孩子的补贴ID

c. 输入孩子的出勤时间 → 单击“出勤”部分中的“编辑”

d. 输入孩子每天的出勤时间，并在服务月份中将其标记为缺勤

e. 向下滚动到底部以找到“保存”按钮

2. 提交考勤记录

a. 一旦完成服务月的出勤，就可以从CareConnect网站以電子形式向育儿机构提交时间表（补贴）。提交过程一旦完成，就不能更改出勤率。

提示：出勤率高的孩子将处于“就绪”状态。

b. 在“补贴和时间表”部分下，为孩子提交出勤 → 单击孩子的补贴ID

c. 在“付款申请/出勤表”部分下 → 单击“编辑”以添加发票金额和/或“家庭费用”金额，并在必要时或在您的托儿所要求的情况下添加服务月份的任何其他注释 → 确保单击“保存”下的如果有任何输入，则发票/家庭费用金额。

提示：如果适用，将显示推荐的家庭费用收取金额。

注意：根据托儿所的不同，一些提供者需要填写发票和家庭费用。这并不适用于所有提供商。如果提供者通常没有从家長那里收取家庭费用或将发票发送给托儿所 → 跳过步骤c，然后转到步骤d。

d. 准备将出勤提交给托儿所时 → 单击“提交出勤”

e. 确认信息正确 → 选中对勾以证明已提供护理 → 继续

f. 使用鼠标或触摸屏作为托儿服务提供者签署完整的签名 → 提交

g. 等待5至10分钟以完成提交过程。

h. 提交完成后，状态将更改为“为家長准备就绪”。根据托儿所的联系信息，将通过电子邮件和/或短信自动向家長发送通知。该通知将包含一个选项，供家長在自己的设备上签名和证明出勤率。

i. 如果您需要向家长发送其他通知 → 选择“发送出席通知给家长”

j. 如果家長没有可访问的电子邮件或手机号码，或者您希望亲自签收确认书 → 重新打开孩子的索赔，然后选择家長签名。此选项允许家長亲在您的设备上亲自登录。

注意：您的托儿所可能会在允许家長签名之前启用辅助验证。如果您的托儿所未启用第二次验证，则家長可以立即签名并确认。如果您的育儿机构启用了第二次验证，则那里的家長可以选择方法（电子邮件或短信）来验证其身份。收到验证码后，他们可以输入验证码以继续进行签名过程。

k. 然后，家长可以先查看出勤情况 → 单击“签名并提交” → 选中证书标记 → 使用鼠标或触摸屏签名以签署完整签名 → 提交

l. 家長签署后，索赔将自动发送到您的育儿机构，索赔状态将更改为“已提交”。