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English:

If you need to add a new contact either a parent or another contact to your student's profile. This article will guide you through the steps:

I. Video Tutorial

II. Written Tutorial

A. Accessing the Students list:

1. log in to CareConnect --> Select the Students tab at the top --> Click on All Students section on the left

 

B. Adding a new Parent:

There are 2 methods to adding a new Parent: a quick add and a full profile add.

I. Quick Add:

1. Under the All Students section, locate the student from the list --> Click ADD PARENT in the parent column for the Student.

2. A pop-up window will display --> Adding new parent's basic information such as First, Middle, Last Name, Cell Phone, and Pick-Up Authorization --> Click SAVE once done

3. Quick adding a parent record is available if the student's family only has 1 parent record.

Quick adding parent records is not available if the student's family has both parents available in the family. Instead, you may click the "Pencil" icon next to the parent's name to edit his or her basic information.

II. Full Profile Add:

1. Under the All Students section, locate the student from the list --> Click on thestudent'st name to go into the student profile 

2. Once in the student's profile, scroll down to the Parent/Guardians section --> Click ADD PARENT.

3. A new profile page will open to create a new parent profile. The following fields are available:

• First, Middle, and Last Name
• Responsibility
• Relationship
• Gender
• Pick-Up Authorization. This is an on/off toggle. If the parent is not authorized for picking up or dropping off, ensure to turn off this option. Refer to this article for more information.
• Preferred Contact
• Email 1, 2
• Home Phone
• Work Phones 1, 2
• Cell Phones 1, 2
• Address, Zip Code, City, State
• Tags & Notes
• A profile picture

4. Enter the parent information to create a new parent in the family. 

To complete the parent profile, enter information for at least 2 fields First and Last Name.

TIP 1: There can be only 2 parents in the family --> Ensure to set the correct Responsibility for the new parent either as Parent A - the primary parent in the household, or Parent B - the second parent in the household 

TIP 2: Fields marked with the * are required. 

5. Click SAVE once done --> The newly added parent will be displayed in the Parents/Guardians section.

If you need to edit the Parents/Guardian's information --> Click the "Pencil" icon next to the parent's name to open their profile page.

 

C. Adding a new Other Contact:

1. Under the All Students section, locate the student from the list --> Click on the student's name to go into the student profile 

2. Once in the student's profile, scroll down to the Other Contacts section --> Click ADD CONTACT.

3. A new profile page will open to create a new contact profile. The following fields are available:

• First, Middle, and Last Name
• Responsibility
• Relationship
• Gender
• Pick-Up Authorization. This is an on/off toggle. If the contact is not authorized for picking up or dropping off, ensure to turn off this option. Refer to this article for more information.
• Preferred Contact
• Email 1, 2
• Home Phone
• Work Phones 1, 2
• Cell Phones 1, 2
• Address, Zip Code, City, State
• Tags & Notes
• A profile picture

4. Enter the contact information to create a new contact for the family. 

To complete the contact profile, enter information for at least 2 fields First and Last Name.

TIP 1: There can be many contacts in a family record --> Ensure to set the correct Responsibility for the new contact as Other Contact, and not as the parents that are either Parent A or Parent B.

TIP 2: Fields marked with the * are required. 

5. Click SAVE once done --> The newly added parent will be displayed in the Other Contacts section.

If you need to edit the Other Contacts information --> Click the "Pencil" icon next to the contact's name to open their profile page.

Español:

Si necesita agregar un nuevo contacto, ya sea un padre u otro contacto al perfil de su estudiante. Este artículo lo guiará a través de los pasos:

I. Tutorial de video

II. Tutorial escrito

A. Acceso a la lista de estudiantes:

1. Inicie sesión en CareConnect --> Seleccione la pestaña Estudiantes en la parte superior --> Haga clic en la sección Todos los estudiantes a la izquierda

 

B. Agregar un nuevo padre:

Hay 2 métodos para agregar un nuevo padre: un agregado rápido y un agregado de perfil completo.

I. Adición rápida:

1. En la sección Todos los estudiantes, ubique al estudiante de la lista --> Haga clic en AGREGAR PADRE en la columna de padres para el Estudiante.

2. Aparecerá una ventana emergente --> Agregar la información básica del nuevo padre, como: nombre, segundo nombre, apellido, teléfono celular, autorización de recogida --> Haga clic en GUARDAR una vez hecho

3. La adición rápida de un registro de padres está disponible si la familia del estudiante solo tiene 1 registro de padres.

El registro de padres para agregar rápidamente no está disponible si la familia del estudiante tiene a ambos padres disponibles en la familia. En su lugar, puede hacer clic en el ícono "Lápiz" junto al nombre del padre para editar su información básica.

II. Agregar perfil completo:

1. En la sección Todos los estudiantes, ubique al estudiante de la lista --> Haga clic en el nombre del estudiante para ir al perfil del estudiante.

2. Una vez en el perfil del estudiante, desplácese hacia abajo hasta la sección Padre/Tutor --> Haga clic en AGREGAR PADRE.

3. Se abrirá una nueva página de perfil para crear un nuevo perfil de padre. Están disponibles los siguientes campos:

• Nombre, segundo nombre, apellido
• Responsabilidad
• Relación
• Género
• Autorización de recogida. Esta es una palanca de encendido / apagado. Si el padre no está autorizado para recoger o dejar, asegúrese de desactivar esta opción. Consulte este artículo para obtener más información.
• Contacto preferido
• Correo electrónico 1, 2
• Teléfono de casa
• Teléfono del trabajo 1, 2
• Teléfono celular 1, 2
• Dirección, código postal, ciudad, estado
• Etiquetas y notas
• Una foto de perfil

4. Ingrese la información del padre para crear un nuevo padre para la familia.

Para completar el perfil de los padres, ingrese la información de al menos 2 campos Nombre y Apellido.

SUGERENCIA 1: Solo puede haber 2 padres en la familia --> Asegúrese de establecer la Responsabilidad correcta para el nuevo padre, ya sea como Padre A, el padre principal en el hogar, o Padre B, el padre secundario en el hogar.

SUGERENCIA 2: Los campos marcados con * son obligatorios.

5. Haga clic en GUARDAR una vez hecho --> El padre recién agregado se mostrará en la sección Padres/Tutores.

Si necesita editar la información de los padres / tutores --> Haga clic en el icono "Lápiz" al lado del nombre del padre para abrir su página de perfil.

 

C. Agregar un nuevo otro contacto:

1. En la sección Todos los estudiantes, ubique al estudiante de la lista --> Haga clic en el nombre del estudiante para ir al perfil del estudiante.

2. Una vez en el perfil del estudiante, desplácese hacia abajo hasta la sección Otros contactos --> Haga clic en AGREGAR CONTACTO.

3. Se abrirá una nueva página de perfil para crear un nuevo perfil de contacto. Están disponibles los siguientes campos:

• Nombre, segundo nombre, apellido
• Responsabilidad
• Relación
• Género
• Autorización de recogida. Esta es una palanca de encendido / apagado. Si el contacto no está autorizado para recoger o dejar, asegúrese de desactivar esta opción. Consulte este artículo para obtener más información.
• Contacto preferido
• Correo electrónico 1, 2
• Teléfono de casa
• Teléfono del trabajo 1, 2
• Teléfono celular 1, 2
• Dirección, código postal, ciudad, estado
• Etiquetas y notas
• Una foto de perfil

4. Ingrese la información del contacto para crear un nuevo contacto para la familia.

Para completar el perfil de contacto, ingrese la información de al menos 2 campos Nombre y Apellido.

SUGERENCIA 1: Puede haber muchos contactos en un registro familiar --> Asegúrese de establecer la Responsabilidad correcta para el nuevo contacto como Otro contacto, y no como los padres que son Padre A o Padre B.

SUGERENCIA 2: Los campos marcados con * son obligatorios.

5. Haga clic en GUARDAR una vez hecho --> El padre recién agregado se mostrará en la sección Otros contactos.

Si necesita editar la información de Otros contactos --> Haga clic en el icono "Lápiz" al lado del nombre del contacto para abrir su página de perfil.